10. Overzicht Overhead

Financiële Stand van zaken

Algemene toelichting overschrijding personele kosten
In de zomernota is aangegeven dat de provincie Utrecht afstevent op een overschrijding van de personele kosten van het overzicht overhead. Bij de behandeling van de zomernota 2024 is toegezegd dat we de financiële omvang van de overschrijding bij de slotwijziging zullen delen en nader analyseren en PS zullen informeren over de genomen en te nemen acties. Dat doen wij met deze paragraaf in de slotwijziging.

De omvang van het tekort
Het verwachte tekort voor de slotwijziging 2024 bedraagt op basis van de huidige inzichten € 5,9 mln. Op hoofdlijnen wordt de overschrijding door twee zaken veroorzaakt:

1. Meer uitgaven op de beschikbare formatie (met name door ziekte en inzet duurdere inhuur); en
2. We hebben meer mensen aangenomen/ingehuurd dan er aan formatie en budget beschikbaar is.

Wat is de oorzaak?
Het tekort op de personele kosten in de overhead het gevolg van het feit dat op vele overheadtaakvelden extra personele inzet en/of duurdere inhuur nodig is gebleken. Deze capaciteit is ingezet om diensten te leveren aan de gehele provinciale organisatie. Voorbeelden hiervan zijn medewerkers werving en selectie, management, secretariaten, financiële en HR adviesrollen, subsidiebehandelaars, etc.

De extra inzet (boven de formatie) is voornamelijk toe te schrijven aan de groei van de opgaven van de provincie gedurende de afgelopen jaren; denk aan taken op het gebied van mobiliteit of in het landelijk en stedelijk gebied. Op enkele plekken is er ook extra inzet wegens ontwikkeling en ambitie. De inzet van medewerkers op het gebied van HR beleid of het werken met data zijn hier voorbeelden van.
Tevens is sprake van veel inhuur. Die inhuur houdt verband met het opvangen van ziekteverzuim, extra werk, nieuwe taken en de arbeidsmarkt.

Deze kosten zijn dus niet in 2024 ontstaan. De extra inzet van meer medewerkers (al dan niet via inhuur) fluctueerde de laatste jaren over de taakvelden in de overhead. Hier was de afgelopen jaren steeds incidenteel dekking voor of dekking uit materiële budgetten. Die dekking is er nu niet meer.

Wat is er nodig?
Groei van provinciale opgaven brengt ook groei van ambtelijke inzet met zich mee – dat is op de opgaven dan ook gebeurd. De overhead (bedrijfsvoeringsfuncties) beweegt normaliter mee met de groei van de opgaven. Dat is de afgelopen jaren echter niet of maar gedeeltelijk gebeurd. Een overheadsystematiek die hier meer automatisch voor zorgt en consequent wordt toegepast, heeft de Provincie nog niet. De ontwikkeling daarvan is daarom aangekondigd in de Begroting 2025.

Wanneer organisaties tekort komen op hun bedrijfsvoering is er veelal een reserve beschikbaar om dat incidenteel op te vangen. Wij hebben een dergelijk reserve niet, waardoor er direct een te melden tekort is.

Wat gaan we doen?
In 2024 kunnen we nog maar beperkt bijsturen. Waar mogelijk verminderen we de inhuur. Tevens wordt bezien of we meer met tijdelijke contracten in plaats van met inhuur kunnen werken. Daarnaast wordt onderzocht of (uitvoerings)kosten zoals aangegeven in het coalitieakkoord ten laste van de verschillende begrotingsprogramma’s kan worden geboekt.

In de begroting 2025 heeft GS toegezegd dat zij:
1. Vaste formatie met vaste mensen zullen vullen.
2. Zullen sturen op het onderschrijden van de geraamde inhuurkosten in de begroting
3. Zullen werken aan een overheadsystematiek die met de begroting 2026 in gebruik kan worden genomen.

Er zal voor het begrotingsjaar 2026 een claim worden voorbereid die bij de Kadernota 2026 aan uw Staten wordt aangeboden. Wij zullen de claim onderbouwen met externe benchmarks voor de onderdelen Informatievoorziening en HR. Die onderzoeken zijn inmiddels in gang gezet en leveren eind december resultaat op.

Omdat we pas voor het begrotingsjaar 2026 een verzoek kunnen indienen voor extra middelen en de bedrijfsvoering wel door moet gaan - ondersteund door de Staten via de motie M24-103-Prioritering-bedrijfsvoering-ingediend-door-VVD-e-a.pdf (provincialestatenutrecht.nl) – zal ook in het begrotingsjaar 2025 naar verwachting een tekort te verwachten zijn. Wij zoeken hierin naar de juiste balans tussen uitvoering blijven geven aan onze taken en kostenbewustzijn.

Overzicht van baten en lasten

Toelichting bijstellingen

Met deze begrotingswijziging wordt de CAO verhoging van 2024 verwerkt. Het totaalbedrag van € 5,309 mln. is opgenomen in de stelpost salarissen. Via deze wijziging wordt dit bedrag vanuit de stelpost overgeboekt naar de programma's.

Het project voor het aanbesteden van een contractmanagementsysteem heeft vertraging opgelopen door een tweetal zaken. Ten eerste is het project te laat opgestart vanwege het ontbreken van interne ondersteuning. Inmiddels is de gevraagde capaciteit vrijgemaakt en toegekend. Het project is daarmee per september 2024 begonnen, terwijl het oorspronkelijk de planning was om het eerste kwartaal van 2024 te starten.
Ten tweede is de omvang van het project groter geworden, waardoor een andere en langere aanbestedingsprocedure doorlopen moet worden. Mede hierdoor wordt de beoogde live gang per 1 januari 2025 niet gehaald. Het resterende budget wordt overgeheveld naar 2025 via de reserve Meerjarige programma's en projecten.

Met deze wijziging nemen we incidentele middelen mee naar 2025. De aanschaf van het subsidiesysteem leidt in 2024 nog niet tot een verplichting. Er is besloten te onderzoeken of er een Digitaal aanvraag Portaal/ Klantportaal kan worden gerealiseerd dat niet alleen kan worden ingezet voor het indienen en afhandelen van subsidieaanvragen, maar ook voor andere aanvragen, meldingen en verzoeken. Inmiddels is gestart met het uitvoeren van een brede analyse. Op basis van de uitkomsten daarvan wordt de scope en realisatie voor vervolg bepaald.
Het overhevelen van de middelen naar 2025 gebeurt via de reserve Meerjarige programma's en projecten.

Zie hiervoor de algemene toelichting overschrijding personele kosten bij 10.1.